7 kwietnia 2023r. weszły w życie przepisy wprowadzające do Kodeksu pracy pracę zdalną i określające zasady jej wykonywania. Na stronie internetowej PIP zamieszczono odpowiedzi Głównego Inspektoratu Pracy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej, które mogą być pomocne w praktyce stosowania przepisów.

Warto przypomnieć najważniejsze regulacje zawarte w ustawie nowelizującej Kodeks pracy. Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Co do zasady praca zdalna może być wykonywana po uzgodnieniu między stronami stosunku pracy wykonywania pracy zdalnej (przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia). W określonych przypadkach możliwe jest też wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.

Okazjonalna praca zdalna możliwa będzie wyłącznie na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Niektóre przepisy będą wyłączone, m.in.: dotyczące ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie, obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca będzie zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; możliwe będzie używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt;
• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.

Pracodawca będzie miał prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Nie wszystkie prace możliwe są do wykonywania w formie zdalnej. Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Obowiązek przeprowadzania i dokumentowania przez pracodawcę ryzyka zawodowego

Stanowisko pracy zdalnej będzie organizował pracownik. Obowiązek pracodawcy w tym przypadku będzie sprowadzał się do zapewnienia pracownikowi niezbędnych informacji dotyczących właściwej organizacji pracy w miejscu pracy zdalnej.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą stosowane odpowiednio także do pracy zdalnej

Na tle nowych regulacji prawnych pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące interpretacji tych przepisów. Dlatego na stronie internetowej zamieszczono odpowiedzi Głównego Inspektoratu Pracy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej, które mogą być pomocne w praktyce stosowania przepisów.

Link do pytań i odpowiedzi dotyczących zasad organizacji i świadczenia pracy zdalnej:

https://www.pip.gov.pl/pl/baza-wiedzy/prawo-pracy/praca-zdalna

Źródło: PIP; fot.: pixabay.com