W ostatnich latach służby państwowe, a w szczególności Krajowa Administracja Skarbowa, energicznie zmierzyły się z szarą strefą - problemem, który od dawna miał negatywny wpływ na polską gospodarkę, a w szczególności na sektor obrotu paliwami.

Szara strefa - wyłudzenia podatku od towarów i usług (VAT), przestępstwa akcyzowe, omijanie obowiązku realizacji NCW czy też przepisów dotyczących zapasów obowiązkowych - z jednej strony zmniejszały wpływy do budżetu państwa, z drugiej negatywnie wpływały na rynek, zaburzając uczciwą konkurencję i wprowadzając niepewność w funkcjonowaniu podmiotów działających w branży paliwowej. Przedsiębiorcy ponosili ryzyko związane z podejmowaniem współpracy z nieuczciwymi kontrahentami, a także solidarną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. Ofiarą wyłudzaczy VAT padły setki, a nawet tysiące uczciwych przedsiębiorców, nie tylko w branży paliwowej.

Zwalczając przestępczość podatkową – oprócz wprowadzania specyficznych rozwiązań, dotyczących tylko produkcji i obrotu paliwami - przyjęto też przepisy, obejmującej całość obrotu gospodarczego (JPK, podzielona płatność VAT, biała lista podatników VAT itp.) oraz zintensyfikowano działania kontrolne pod kątem dochowania szczególnej ostrożności. W wyniku tego tzw. luka VAT-owska uległa znacznemu zmniejszeniu, a wpływy do budżetu znacząco wzrosły.

Przy wprowadzaniu nowych rozwiązań prawnych należy jednak pamiętać, że życie nie znosi próżni, a przestępcy podatkowi mogą modyfikować modus operandi, w wyniku czego uczciwi przedsiębiorcy nadal będą wystawieni na ryzyko utraty możliwości zwrotu podatku od towarów i usług, a także dotkliwe kary. Ponadto kontrole fiskusa za lata ubiegłe często przeprowadzane są po kilku latach i wtedy udokumentowanie przebiegu danej transakcji przez kierownictwo firmy jest utrudnione, a wręcz niemożliwe.

Można odnieść wrażenie, że zarówno administracja skarbowa (KAS), jak również doradcy podatkowi i sami przedsiębiorcy zapomnieli, że w unijnym i polskim prawie istnieją już mechanizmy, pozwalające ograniczyć ryzyko, związane z nieświadomym uwikłaniem w proceder wyłudzenia VAT, zwłaszcza tzw. karuzele VAT-owskie.

W Dyrektywie UE 2010/45/UE z 13 lipca 2010 dano przedsiębiorcom narzędzie, pozwalające na udowodnienie dochowania należytej staranności. Narzędziem tym są kontrole biznesowe, które mogą być wdrożone w firmie. Zapisy Dyrektywy zostały implementowane do polskiego porządku prawnego Ustawą z 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (art. 106m). Ponadto o należytej staranności mowa też w ustawie o rachunkowości, ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czy też ustawie o rozstrzyganiu sporów dotyczących podwójnego opodatkowania oraz zawierania uprzednich porozumień o współdziałaniu podatnika z organem skarbowym.

Kontrola biznesowa potwierdza fakt rzeczywistego dokonania dostaw towarów lub wykonania usług (autentyczność transakcji), a także daje podatnikowi możliwość dostarczenia dowodów, które dadzą fiskusowi pewność, że podatnik dołożył należytej staranności, działał w dobrej wierze i nie uczestniczył świadomie w oszustwie podatkowym. Inne korzyści to m.in. dostarczenie podatnikowi większej wiedzy o kontrahencie, minimalizacja strat mogących wyniknąć z braku zapłaty, wsparcie kierownictwa w działaniach przetargowych i rozliczeniach podatkowych, a także możliwość ograniczenia odpowiedzialności osobistej członków zarządu na gruncie karnym i karnym skarbowym od zarzutu świadomego lub nieświadomego udziału w oszustwie podatkowym.

System kontroli biznesowej to regulacje wewnątrz przedsiębiorstwa, związane z oceną ryzyka podatkowego zdarzenia, które może prowadzić do oszustwa podatkowego i strat. Tworzą one związek pomiędzy fakturą VAT a dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ponieważ system kontroli biznesowej zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, daje on pewność fiskusowi, że podatnik dołożył należytej staranności i jego zachowanie cechowała dobra wiara, a to usprawniać będzie nie tylko rozliczanie VAT, ale też zwiększy jego wpływy do budżetu państwa.

Krajowy Instytut Kontroli Biznesowej (www.kikb.pl) postawił sobie za cel stworzenie procedur działania o charakterze standardów, które ograniczają ryzyko wystąpienia oszustwa podatkowego i strat w organizacji. W wyniku tego został stworzony „Standard kontroli biznesowej KIKB”, rozumiany jako wytyczne do wdrożenia wewnątrz organizacji procedur, które budują należytą staranność podatnika, ograniczają ryzyko wystąpienia oszustwa podatkowego i wplątania przedsiębiorstwa w karuzelę podatkową.

„System kontroli biznesowej KIKB” ma znaczenie w ocenie poprawności wykonywania innych obowiązków prawnych, w tym w procedurze przetargowej (weryfikacja oferenta), sprawozdawczej i rachunkowej (rzetelność składanych danych). Warto pamiętać, że dobór środków potrzebnych do przejrzystego i rzetelnego wykazania związku między dokumentami a transakcjami w przedsiębiorstwie pozostawia się uznaniu podatnika. Mając to na uwadze, kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do skali, rodzaju, zakresu powadzonej działalności i powinny uwzględniać ilość, wartość transakcji oraz liczbę i charakter kontrahentów.

Co za tym idzie, kontrole biznesowe, wdrożone w przedsiębiorstwie jako zespół procedur wewnętrznych przedsiębiorstwa, są optymalnym rozwiązaniem, dającym przedsiębiorcy duży poziom pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej w zakresie ich zgodności z wymogami prawa, i pewność, że nie uczestniczy on w karuzeli podatkowej. System kontroli biznesowej, wdrożony w organizacji w formie procedur ostrożnościowych, samoreguluje rynek przedsiębiorców, ograniczając ryzyko związane z nieuczciwym kontrahentem i solidarną z nim odpowiedzialność za VAT i akcyzę. Zapewnia też skuteczne ograniczenie szarej strefy i nieuczciwej konkurencji, która rozregulowuje rynek, co stanowi istotne zagrożenie dla procesów, na których Unia Europejska opiera swoje założenia. Trudno sobie wyobrazić model odpowiedzialnej firmy, w której nie zostałby wdrożony system kontroli biznesowych.

Zasadniczym warunkiem dochowania należytej staranności jest rzetelna weryfikacja kontrahentów, a więc dokładne sprawdzenie zakresu ich działalności oraz warunków dokonywanych transakcji. Istotne jest, aby dokonywać weryfikacji nie tylko przed transakcją, czyli zanim dojdzie do jej zawarcia, lecz także po jej zrealizowaniu. Dzięki temu przedsiębiorca zdobywa podstawowe informacje o kontrahencie (adres siedziby, skład zarządu, data rozpoczęcia działalności itp.) oraz dowiaduje się, czy jest on zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także czy posiada statut czynnego podatnika VAT. Ponadto przedsiębiorca uzyskuje wiedzę co do aktualnych powiązań kapitałowych zarządu oraz wymaganych koncesji i zezwoleń. Decyzję, czy warto rozpocząć współpracę z danym kontrahentem, przedsiębiorca powinien podjąć dopiero po jego rzetelnej weryfikacji. W ten sposób nie ryzykuje utraty prawa do odliczenia podatku VAT. Obecne regulacje prawne w tym zakresie wciąż pozostają nieprecyzyjne, brak jest też wiążących interpretacji i jasnych objaśnień. Warto dodać, że przepisy nie gwarantują bezpieczeństwa podatnika, jednocześnie przewidując surowe kary za różne błędy, zaniechania czy też niedopatrzenia.

1 lipca 2020 r. wejdą w życie przepisy Ustawy z 16 października 2019 r. o rozstrzyganiu sporów dotyczących podwójnego opodatkowania oraz zawierania uprzednich porozumień o współdziałaniu podatnika z organem skarbowym. Wprowadza ona przepisy dotyczące tzw. monitoringu horyzontalnego i ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia podatników planujących wdrożenie systemu kontroli biznesowej. W ustawie przewidziano bowiem (art. 20s i następne) możliwość podpisywania przez niektórych podatników porozumień z Szefem KAS, dotyczących współdziałania podatnika z organem skarbowym w zakresie rozliczania podatków. Warunkiem współpracy z organami podatkowymi jest jednak posiadanie skutecznego i adekwatnego zbioru zidentyfikowanych i opisanych procesów oraz procedur dotyczących zarządzania wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i zapewniających ich prawidłowe wykonanie (ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego). System ten powinien zostać nie tylko wdrożony, ale być również na bieżąco audytowany. Stosowanie rozwiązań systemowych ma stanowić zapewnienie poprawności rozliczeń podatkowych z fiskusem, a także być miarą oceny dochowania należytej staranności w kontaktach z innymi podatnikami. Pomimo tego, że możliwość zawierania tego rodzaju porozumień dotyczy wyłącznie największych podatników, to stosowanie systemu kontroli biznesowej - odpowiadającego standardom ww. ustawy – z pewnością wpłynie w sposób zasadniczy na postrzeganie każdego podatnika w toku kontroli i postępowań podatkowych jako stosującego najwyższe standardy - porównywalne z podatnikami objętymi monitoringiem horyzontalnym. Oczekiwać należy że przepisy dotyczące monitoringu horyzontalnego stopniowo będą rozszerzane także na mniejsze podmioty.

Ponadto zasługuje na podkreślenie, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują też przepisy dotyczące tzw. podatku u źródła, które również wymagają dochowania należytej staranności w rozliczeniach podatku dochodowego w transakcjach transgranicznych.

Leszek Wieciech

Doradca Zarządu

Krajowy Instytut Kontroli Biznesowej www.kikb.pl

W latach 2009-2019 kierował Polską Organizacją Przemysłu i Handlu Naftowego